Société

Processus budgétaire avec les applications Business Objects

Hospice general«La solution de Business Objects Planning nous a permis d’élaborer un processus budgétaire trimestriel avec plusieurs validations et de mettre en place un reporting dynamique dans les délais.»

Rémy Mathieu, directeur financier

L’action sociale

L’hospice général est une institution sociale genevoise active dans l’aide sociale, l’aide aux requérants d’asile, l’éducation et l’information sociale. L’institution est chargée de mettre en oeuvre la politique sociale définie par l’Etat. Il est vital pour un tel établissement de pouvoir élaborer et présenter aux autorités administratives un budget précis et détaillé afin de gérer au plus juste les demandes annuelles de subventions nécessaires à l’exécution de ses missions.

Processus budgétaire avec les applications Business Objects

L’action sociale est un domaine en constante évolution et donc très difficile à prévoir de manière fi able. Il est très important de pouvoir anticiper les besoins de la couverture sociale selon l’évolution de la population.

C’est pourquoi l’hospice général a fait appel aux consultants de Stampa & Partners pour implémenter les applications Business Objects afin de prévoir de manière précise les moyens à mettre en oeuvre pour faire face à l’évolution de la situation sociale.

L’hospice général a pu inverser la tendance constatée en réduisant le temps nécessaire à la saisie de données afin de se consacrer à l’analyse de celles-ci.

Grâce à l’environnement 100% Excel, de nouveaux budgets plus élaborés ont été développés et crées à partir des processus existants, permettant ainsi de gagner du temps et de conserver le format connu afin que les utilisateurs ne soient pas dépaysés. Aucune connaissance particulière de programmation n’étant requise, les collaborateurs de l’hospice général ont pu travailler de manière étroite avec les consultants Stampa & Partners ce qui a maximisé le transfert de connaissances durant tout le projet.

Le module « hypothèses générales » centralisé de l’application permet la simulation de différents scénarios afin de prévoir les répercussions. Ces hypothèses étant complètement dynamiques, des changement de scénario peuvent être opérés en cours d’exercice et permettent aux différents acteurs de voir l’incidence sur leurs propres données en temps réel lors de la saisie. Ce procédé accroît la réactivité des acteurs dès le début du processus budgétaire.

La grande flexibilité de l’application offre aux différents acteurs la possibilité de sauvegarder plusieurs versions de budgets afin que le responsable budgétaire n’ait qu’à choisir la version à valider.

Au niveau de la sécurité, l’application permet de gérer les étapes et responsables de budgets ainsi que leurs droits d’accès. La sécurité agissant à tous les niveaux, il est possible d’inclure des données confidentielles dans les tables de calculs des budgets sans que tous les utilisateurs n’y aient accès.

Hors les prestations aux usagers (70%), les coûts du personnel représentent le 2ème plus grand poste du budget de l’institution (25%) ; un effort tout particulier à donc été mis sur le développement de masques de saisie spécifiques aux ressources humaines permettant les simulations sur les coûts de la masse salariale.

L’hospice général gère également un important parc immobilier d’une centaine d’immeubles. La notion d’investissement a pu être intégrée au processus budgétaire. La validation ou non de ces investissements par les responsables budgétaires permet de voir en temps réel l’impact sur le budget en cours. De plus, l’amortissement des investissements approuvés se fait de manière complètement automatique.

Hospice general La gestion du personnel est également gérée dans l'application. Les grilles salariales sont intégrées dans l'application et permettent de calculer le coût de la masse salariale en ne saisissant que le nombre de personnes et leur profil. Les charges sociales sont calculées automatiquement selon indices centralisés dans les hypothèses générales.

Les données comptables peuvent être intégrées dans l’application budgétaire afin d’une part de faciliter la saisie des budgets, mais également afin de pouvoir faire des analyses comparatives à l’aide du puissant générateur de rapports intégré.

Le générateur de rapports et son assistant intuitif a permis au management de l’hospice général de créer de manière très simple des rapports dynamiques, dans un environnement Excel, en y ajoutant les possibilités de drill down avancées.

Ces analyses ne nécessitent aucun pré paramétrage et sont systématiquement disponibles dans tous les rapports crées. Il est également possible d’avoir des rapports pivots en relation directe avec la base de données.

L’intégration de l’application Business Objects a permis à l’hospice général de présenter dans les délais un budget réaliste aux autorités administratives de l’Etat. Le processus budgétaire a été dynamisé et peut désormais évoluer et s’adapter selon les évolutions rapides de l’environnement social.

 

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