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Business Intelligence sorgt für Schweizer Qualität bei Swiss Post International

„Mit unserer zentralen BI-Lösung stellen wir jederzeit die Konsistenz der Daten sicher und können gewährleisten, dass über das BI-Portal auf allen Ebenen immer akkurate und aktuelle Informationen zur Verfügung stehen. Diese gewonnene Transparenz versetzt uns in die Lage, die hohen Qualitätsansprüche, die unsere Kunden und Partner an uns stellen, optimal zu erfüllen und uns so einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.”

André Gerster, Leiter Information Technology bei
Swiss Post International

Swiss Post International (SPI), ein eigenständiger Unternehmensbereich der Schweizerischen Post, hat sich seit ihrer Gründung 1996 als qualitativ hoch stehende Anbieterin für internationalen Brief- und Mailingversand im globalen Markt etabliert. Das Kerngeschäft umfasst Branchenlösungen wie umfassende Services für Direktmarketing- und Business Mail-Versand-lösungen, Distribution internationaler Presseerzeugnisse sowie B2C/B2B-Lösungen. Die Strategie beruht auf einer gezielten Expansionspolitik in lukrativen Märkten: einerseits durch eigene Konzerngesellschaften in den wichtigen Schlüsselländern Europas und den USA; andererseits durch erstklassige Franchisepartnerschaften und Allianzen in Ländern mit einem wichtigen grenzüberschreitenden Brief- und Mail-Potenzial.

Aus Sicht der IT ging es bei der Schaffung der neuen Geschäftseinheit zunächst darum, die operativen Kernsysteme – wie beispielsweise Kundenauftragsabwicklung, Logistik oder Finanzwesen – den Anforderungen von SPI anzupassen und auf den neusten Stand zu bringen. Dabei wurde konsequent auf einen zentralen System- und Applikationsbetrieb mit Web-basierenden Lösungen gesetzt.

Data Warehouse als Dreh- und Angelpunkt

Ein wichtiger Schritt dabei war 2001 der Aufbau eines zentralen Data Warehouses im Rechenzentrum in Bern, an welches die verschiedenen Systeme nach und nach angebunden wurden. Mittlerweile wird das Date Warehouse mit Daten von 10 Schlüsselsystemen versorgt, wobei zusätzlich auch SPI-relevante Daten von externen Stellen, zum Beispiel der Eidgenössischen Zollverwaltung, ins System eingespiesen werden. Speziell am SPI Data Warehouse ist, dass es nicht nur aggregierte Daten enthält, sondern diese auf Granularitätsstufe des Quellsystems bezieht und damit auch operative Tätigkeiten unterstützt.

„Für uns stand beim Aufbau eines zentralen Datenpools auf der Grundlage einer Oracle-Datenbank unter anderem die Durchgängigkeit im Vordergrund“, erklärt André Gerster, Leiter Information Technology bei Swiss Post International. „Indem wir eine zentrale Systemstruktur mit den Daten sämtlicher Bereiche geschaffen haben, worauf der Verkauf über die Logistik bis zu den Finanzen und Auslandniederlassungen zugreifen, stellen wir sicher, dass wirklich alle von den gleichen Informationen sprechen; das hilft uns dabei, allfälligen Missverständnissen auf Grund unterschiedlichen Datenmaterials vorzubeugen.“

Um die im Data Warehouse gesammelten Daten aktiv und effizient nutzen zu können, wurde eine Business Intelligence (BI)-Plattform von Business Objects implementiert. „Die Post hat vor einigen Jahren Business Objects als konzernweiten strategischen BI-Standard definiert“, erläutert André Gerster. „Das hat für uns den Vorteil, dass wir bei Bedarf problemlos auf Daten anderer Geschäftsbereiche der Schweizerischen Post zugreifen beziehungsweise diese untereinander austauschen können.“

Als Framework für den Einsatz von analytischen Applikationen setzt SPI BusinessObjects Application Foundation 6.5.1 ein; ausserdem vertraut das Unternehmen auf die Analyse- und Reporting-Lösung von Business Objects. Insgesamt sind es rund 300 Anwender, die in ihrer täglichen Arbeit die Lösungen von Business Objects benutzen.

Weitverzweigtes Netzwerk mit zentralem Datenzugriff

Ein zentrales Element der strategischen Ausrichtung von Swiss Post International bildet das weit verzweigte Netzwerk von internationalen Niederlassungen. Mit Konzerngesellschaften in Deutschland, Österreich, Grossbritannien, Frankreich, Italien, den Niederlanden, Belgien, Schweden, den Vereinigten Staaten und Singapur sowie weltweiten Franchising-Partnerschaft-en hat SPI an 27 Standorten die nötigen Voraussetzungen geschaffen, ihren internationalen Kunden ein globales Vertriebsnetz anbieten zu können.

Durch die Anbindung an ein Extranet, auf welches durch BusinessObjects Web Intelligence online zugegriffen werden kann, haben sämtliche „Aussenposten“ direkten Zugang auf für sie relevante Informationen. „Wir stellen unseren Filialen im Ausland nach dem Application Service Providing (ASP)-Prinzip sämtliche IT-Dienstleistungen zentral von Bern aus zur Verfügung“, so André Gerster weiter. „Das hat den grossen Vorteil, dass wir einen sehr hohen Grad der Prozess- und Applikations-Standardisierung erreicht haben, was unsere Arbeit insgesamt natürlich enorm erleichtert. Unsere Verkaufsgesellschaften im Ausland erhalten von uns ein fixfertiges Paket mit allen benötigten Anwendungen – vom Rechnungswesen über die Logistik bis zu Standardreports.

Weil es sich bei unseren Partnern mehrheitlich um KMU-Betriebe handelt, die im Normalfall nur über begrenzte IT-Ressourcen und das entsprechende Fachwissen verfügen, ist das eine ideale Lösung. Auf diese Weise können sie sehr schnell operativ tätig werden, weil sie sich nicht um die IT-Infrastruktur kümmern müssen – das erledigen wir für sie.“

Transparenz sorgt für Qualität auf allen Ebenen

Die zentralisierte Datenverwaltung leistet auch einen wichtigen Beitrag zum hohen Qualitätsstandard – einem wichtigen Wettbewerbsvorteil von Swiss Post International. In Bern, wo alle Fäden zusammenlaufen, hat man stets den kompletten Überblick. So kann zum Beispiel der gesamte Distributionsprozess eines Mailingversands datenmässig vollständig abgebildet und nachvollzogen werden – auch wenn davon nur ein Teil direkt über SPI abgewickelt wird. Das sorgt für Transparenz und lässt Schwachstellen in diesem komplexen Ablauf frühzeitig erkennen, damit geeignete Gegenmassnahmen ergriffen werden können.

Für Swiss Post International ist Business Intelligence nicht eine einmalige Sache, sondern ein fortwährender Prozess. So wird die BI-Durchdringung weiter vorangetrieben, der Zugang auf das BI-Portal immer grösseren Benutzerkreisen möglich gemacht.

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Business Intelligence sorgt für Schweizer Qualität bei Swiss Post International

Data Warehouse als Dreh- und Angelpunkt

Weitverzweigtes Netzwerk mit zentralem Datenzugriff

Transparenz sorgt für Qualität auf allen Ebenen

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