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Im Zeichen der Leistungsfähigkeit mit OWEBI

„Das Extranet von Business Objects versetzt uns in die Lage, unseren Geschäftspartnern alle verfügbaren Informationen rund um die Uhr auf zuverlässige und anwenderfreundliche Weise online zur Verfügung zu stellen. Mit OWEBI können wir die Bedürfnisse unserer Kunden nach Analysemöglichkeiten optimal zufrieden stellen, was für uns einen klaren Wettbewerbsvorteil darstellt; gleichzeitig konnten wir den Arbeitsaufwand unserer Mitarbeiter zur Beantwortung von statistischen Anfragen erheblich reduzieren sowie den Papierverbrauch deutlich senken.”

Serge Riedo, Directeur finances et informatique bei OLF

OLF ist eine Gesellschaft der Holding Payot Naville Distribution, die ihrerseits eine Tochtergesellschaft der Gruppe Hachette Distribution Services ist. Das Unternehmen mit Sitz in Fribourg ist mit seinen 147 Mitarbeitenden führend in der Auslieferung und im Vertrieb von Büchern sowie weiteren, kulturell orientierten Produkten in Deutsch, Französisch und Englisch. Zu den Kunden von OLF gehören Buchhandlungen, Warenhäuser, Kioske, Papeterien und 1’200 Verlage. Die wichtigsten Dienstleistungen umfassen den Empfang und die Lagerung der konsignierten Waren, die Lagerverwaltung, die Platzierung der Neuerscheinungen, die Bestellerfassung, die Etikettierung der Produkte, die Vorbereitung und der Versand der Bestellung innerhalb von 24 Stunden sowie die Fakturierung und das Inkasso.

Die Online-Kommunikation spielt im Geschäftsmodell von OLF eine tragende Rolle:
Über das Internet und eine gesicherte Schnittstelle haben Verlagspartner direkten Zugriff auf die OLF-Datenbanken, die ein Sortiment von mehr als einer Million Artikeln verwalten. Die ständig aktualisierten Informationen über den Geschäftsverlauf zeigen die Verkaufsentwicklung auf dem Schweizer Markt – nach Titel und nach Verkaufsstelle –, liefern Angaben über die Verfügbarkeit von Artikeln und erlauben den Geschäftskunden, ihre Bestellungen online aufzugeben.

Statistische Abfragen rund um die Uhr

Eine besondere Dienstleistung von OLF für Kunden ist das in Zusammenarbeit mit Business Objects entwickelte Extranet OWEBI (OLF Web Business Intelligence) – ein im Jahr 2003 eingeführter statistischer Online-Service für das Erstellen von Reports über das Internet. Mussten früher sämtliche Statistiken von OLF selbst aufbereitet und den Kunden zugestellt werden, haben Partner heute über ein passwortgesichertes Web-Login selbstständig Zugriff auf die für sie relevanten Daten auf dem SQL Server. OWEBI erlaubt dem Benutzer OLFdie Abfrage und die Bearbeitung von Berichten in Form von Tabellen und Grafiken zur Analyse der verschiedenen

Aktivitäten bei OLF – und zwar nach individuellen Ansprüchen und wahlweise auf Deutsch, Französisch oder Englisch. Die so erstellten Reports können anschliessend zur weiteren Verteilung einfach ins PDF-Format konvertiert beziehungsweise in Excel-Tabellen exportiert werden.

OWEBI liefert dem Benutzer dabei sieben Achsen der Tätigkeitsanalyse: Artikel, Kunde, Region, Vertreter, Warengruppe, Bestseller und Lieferantengruppe. Zusätzlich können auch Benchmark-Analysen über die Entwicklung der unterschiedlichen Marktaktivitäten anhand vordefinierter Schlüsselindikatoren erstellt werden. OWEBI erlaubt die Anfertigung eigener Analysaeabfragen, wobei über eine Archivfunktion sämtliche Daten der letzten 26 Monate abgerufen werden können. Auf dieser Basis können aktuelle Zahlen mit den Werten der Vorjahresperiode verglichen werden, was beispielsweise wertvolle Rückschlüsse auf eingeleitete Massnahmen zur Verbesserung der Performance in einem bestimmten Unternehmensbereich zulässt.

Die Datenbank für das Extranet wird täglich auf den aktuellsten Stand gebracht. Den Kunden steht für Abfragen also stets Datenmaterial zur Verfügung, das nie älter als 24 Stunden ist. Zudem stellt die IT-Abteilung von OLF sicher, dass die Daten jeder-zeit verfügbar sind; über Service Level Agreements wird den Kunden garantiert, dass potenzielle Störungen innerhalb von vier Stunden behoben werden.

Langjährige, erfolgreiche Partnerschaft

„Für interne Analysen und das Reporting arbeiten wir seit über acht Jahren mit Business Objects erfolgreich zusammen“, erklärt Dinh Van Linh Nguyen, Administrateur bureautique et services web bei OLF, die Wahl von Business Objects zur Implementierung von OWEBI. „Als wir uns entschieden haben, unseren Partnern die erforderlichen Statistiken online zur Verfügung zu stellen, war für uns klar, dass wir dies auch mit Business Objects realisieren wollten, weil wir bisher sehr positive Erfahrungen gemacht haben und sich die Lösung einfach in unsere bestehende BI-Infrastruktur integrieren liess – das zeigt nur schon die kurze Zeitspanne der Implementierung von knapp zwei Monaten. Bisherige RückmeldOLFungen von unseren Kunden haben bestätigt, dass wir ihnen mit diesem Service einen deutlichen Mehrwert bieten können, welcher uns klar vom Mitbewerb unterscheidet.“

OWEBI wird aber auch intern intensiv genutzt. Das Management und der Vertrieb können von unterwegs jederzeit auf für sie entscheidungskritische Informationen zugreifen. Kunden-bestellungen werden von den Verkäufern über ihr Notebook direkt ins System eingespiesen und mit OWEBI synchronisiert, so dass die Verkaufsaktivitäten in Echtzeit abgerufen werden können. Ausserdem leistet OWEBI auch der Finanz- und Marketingabteilung wertvolle Dienste. Der BusinessObjects Broadcast Agent stellt dabei sicher, dass die benötigten Reports zu festgelegten Zeitpunkten automatisch den jeweiligen Empfängergruppen zugestellt werden.

Um den Bedürfnissen der Kunden noch besser gerecht zu werden, wird das System schrittweise ausgebaut. So soll OWEBI im nächsten Jahr mit Daten zu den aktuellen Lagerbeständen ergänzt werden. Und in der dritten Phase im Jahr 2007 ist vorgesehen, Dashboards und dynamische Analysen mit automatischen Warnmeldungen zu implementieren – ganz im Zeichen der Leistungsfähigkeit für die Leserschaft von Harry Potter & Co.

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