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Beim Zoll kennt Business Intelligence keine Grenzen

EZV„Mit der Einführung von Business Intelligence haben wir einen Quantensprung bei Analyse und Reporting von Betriebsdaten erreicht. Unser erklärtes Ziel ist es, Business Objects als einheitlichen Standard für die Datenauswertung in der gesamten Zollverwaltung zu verankern.”

Ernst Büchler, Informatikprojektleiter bei der
Eidgenössischen Zollverwaltung

Die Eidgenössische Zollverwaltung (EZV) ist ein Amt des Finanzdepartements (EFD) mit rund 4’600 Mitarbeitenden. Die EZV erfasst und kontrolliert Waren bei der Ein-, Aus- und Durchfuhr. Sie erhebt Zölle, Strassenverkehrsabgaben und Steuern. Der Zoll bestreitet über ein Drittel der Bundeseinnahmen. Die Grenzwache ist der uniformierte und bewaffnete Teil der EZV; sie nimmt eine Reihe polizeilicher Aufgaben an der Landesgrenze und im Grenzraum wahr. Die dem Zoll angegliederte Edelmetallkontrolle prüft Bijouterie und Uhren auf ihre Echtheit.

Kernaufgabe des zivilen Teils der EZV ist die Zollabfertigung von Handelswaren. Zu den diversen Produkten und Dienstleistungen für die Abfertigung zählen verschiedene formularbasierte wie auch IT-gestützte Lösungen für den Import, den Transit und den Export von Waren. Häufig handelt es sich dabei um isolierte Lösungen, die nicht aufeinander abgestimmt sind. Dies führt bei allen Beteiligten zu Effizienzeinbussen respektive Mehraufwand. Abhilfe schafft hier beispielsweise e-dec (electronic-declaration). Dieses modular aufgebaute, elektronische Warenabfertigungssystem löst das bestehende, auf EDIFACT basierende Produkt, schrittweise ab. So will der Zoll die Kunden künftig verpflichten, Waren elektronisch abzufertigen. Ziel sind schlankere Prozesse, die zu Zeit- und Kosteneinsparungen bei Wirtschaft und Verwaltung führen.

Mit e-dec hält Business Intelligence Einzug

Mit e-dec hat auch Business Intelligence (BI) beim Zoll Einzug gehalten. Weil e-dec eine einheitliche Verzollungsplattform ist, laufen dort eine Unmenge von Daten zusammen, die schnell zugänglich, verdichtet, gefiltert und zueinander in Beziehung gesetzt werden müssen – eine Aufgabe, die effizient nur durch BI gelöst werden kann.

EZV Ernst Büchler, Informatikprojektleiter beim Zoll, beschreibt die Anfänge: „Gemeinsam mit dem Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT), das unsere IT-Infrastruktur betreibt, haben wir uns nach sorgfältiger Evaluation – inklusive Testinstallation – von vier verschiedenen Anbietern für die BI-Suite BusinessObjects 6.5 entschieden. Sie war als einzige Lösung in der Lage, sämtliche Anforderungen wie zum Beispiel die Abdeckung eines heterogenen Umfeldes oder die spezifischen Ansprüche an eine einheitliche Verzollungsplattform zu erfüllen.“

Für den Zoll war klar, dass die Möglichkeiten von BI weit über den Einsatz für e-dec hinaus-gehen. Deshalb haben sich die Verantwortlichen entschlossen, kontinuierlich weitere Datenquellen mit geschäftsrelevanten Informationen stufen- und bedürfnisgerecht aufzubereiten und auszuwerten. Eine wichtige Rolle spielt dabei zum Beispiel die Risikoanalyse. Ein integriertes Risiko-Management-System (IRMS) soll den Zollämtern der vier Zollkreise Genf, Basel, Schaffhausen und Lugano auf der Basis von Business Objects sämtliche Daten, die sie für Analyse und Reporting benötigen liefern – und das selbstverständlich in sämtlichen Landessprachen. Dank dieser Vereinheitlichung (zurzeit wird für die Datenauswertung von der Strichliste über Excel-Tabellen bis zu hochkomplexen Access-Lösungen fast alles eingesetzt) können künftig verschiedene interne Prozesse und Abläufe vereinfacht und beschleunigt werden.

Ein weiterer Schritt in Richtung Standardisierung bildet das EZV-intern aufgebaute Business Objects Kompetenzzentrum. Von Bern aus gesteuert, entwerfen und entwickeln zwanzig durch Business Objects speziell geschulte Report-Designer alle erforderlichen Vorlagen für die Auswertungen und stellen diese anschliessend den Aussenstandorten zur Verfügung. Die Anwender haben ausserdem die Möglichkeit, mittels Antragsformular neue Reportingvorlagen anzufordern; diese Anfragen werden durch das Kompetenzzentrum beurteilt und bei Bedarf umgesetzt. Dazu nochmals Ernst Büchler: „Das Kompetenzzentrum ist ein grosser Gewinn für uns. Mit dieser zentralen Anlaufstelle stellen wir sicher, dass bei den Reportingvorlagen kein Wildwuchs entsteht, sondern alles in geordneten Bahnen abläuft.“

Migration auf BusinessObjects XI Release 2

Vor einem flächendeckenden Einsatz eines BI-Tools bei der EZV wurde nach gründlicher Analyse eine Migration auf BusinessObjects XI Release 2 beschlossen und im Frühjahr 2006 umgesetzt. Zu den wichtigsten Gründen für die Migration gehörten:

Ein weiteres grosses Plus ist die direkt ins Berichtswesen integrierte BI-Enzyklopädie: Damit stehen den Anwendern neben den Rohdaten auch Kontextinformationen zur Datenherkunft, zur Datenkalkulation sowie zur Definition von Schlüsselmetriken und Schlüsselindikatoren zur Verfügung.

EZV Infografik Projektleiter Patrik Zihlmann, Senior Consultant Global Services bei Business Objects, umschreibt die Migration wie folgt: „Das im sehr heterogenen Umfeld des Bundes initiierte Migrationsprojekt wurde getrieben durch den funktionalen Leistungsumfang von BusinessObjects XI Release 2 und der Unterstützung der Anwender im täglichen Betrieb. Das Projekt war ein voller Erfolg – basierend auf dem Einbezug sämtlich relevanter Stellen zum richtigen Zeitpunkt und der internen Koordination.“ Und Ernst Büchler ergänzt: „Die Migration unserer 100 Anwender hat hervorragend geklappt. Dank guter Planung konnte das Projekt innerhalb von zwei Monaten – und sogar vor dem Zeitplan – abgeschlossen werden. Die Umstellung der 120 Reports erfolgte reibungslos innerhalb nur eines Tages.“

Für die Zukunft hat die EZV weitere Pläne; dazu zählen die Optimierung der Datenqualität, die Integration von zusätzlichen Datenquellen und die kontinuierliche Ausweitung der Benutzerkreise oder auch die Einführung von Management-Dashboards. Auf diese Weise soll die BI-Lösung von Business Objects als Standard Schritt für Schritt in der gesamten EZV eingeführt werden.

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